Đi làm Account, bạn sẽ gặp cụm SOW (Scope of Work) liên tục. Nó xuất hiện trong email qua lại giữa agency và client, trong trao đổi giữa Account và internal team, thậm chí cả trong briefing từ cấp trên xuống cho cấp dưới.
SOW quan trọng lắm, và quan trọng ở hai câu hỏi cốt lõi:
- Mình đang làm gì?
- Mình có được trả tiền cho những gì mình đang làm không?
SOW là gì, và vì sao phải đọc kỹ?
Scope là bản mô tả chi tiết công việc bạn sẽ làm — deliverables, timeline, trách nhiệm, định dạng, số round revision… SOW hay còn gọi là “Mô tả công việc” giúp:
- Đảm bảo client và team cùng hiểu cùng một thứ.
- Giúp ước lượng thời gian và nguồn lực chính xác.
- Tránh làm ít hơn hoặc làm nhiều hơn scope mà không manage được.
- Có bằng chứng để bảo vệ agency khi phát sinh tranh cãi.
- Và quan trọng: có đủ cơ sở để tính tiền một cách rõ ràng.
Đặc biệt, với Account là người viết các hạng mục công việc vào báo giá. Một chữ nhỏ thôi cũng thay đổi kết quả cả dự án.
Sau khi làm qua hàng chục báo giá, tôi rút ra một điều: Procurement có thể bắt bẻ đến từng dấu chấm.
Ví dụ:
- “Up to 5 key visuals” khác với “5 key visuals”.
- “1 round of revision”: thế nào tính là 1 round? Sửa bao nhiêu là nhiều, thế nào là ít đủ để thành 1 sound?
- Deliverable: là file PPT hay PDF, là JPG để post hay working file để in ấn?
Chỉ một chữ mơ hồ có thể đổi bằng hàng chục giờ làm thêm của team.
Các tình huống thường gặp với SOW:
1. Khi khách thay đổi scope giữa chừng
Chuyện này xảy ra như cơm bữa. Scope giúp bạn:
- Xác định: Việc mới có nằm trong scope đã ký không?
- Thông báo hệ quả: Thêm việc = thêm cost, thêm thời gian.
- Đề xuất phương án: Hoặc xin thêm ngân sách, hoặc cấn trừ vào các deliverables khác.
Account không phải là “người gánh hết”, nhưng cũng không thể làm “người cứng nhắc”. Cái cần là minh bạch và có lý, để giữ quan hệ với cả client lẫn team.
2. Khi team nội bộ hiểu khác nhau
Client thì chỉ nói “banner digital”. Creative nghĩ banner static, Designer nghĩ HTML5 động, còn Media thì đinh ninh là full-size masthead. Scope rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp mọi người thống nhất.
3. Khi đến lúc nghiệm thu và thanh toán
Không có SOW, client có thể bảo: “Ủa, cái này client brief rồi mà sao Agency không deliver?” Nhưng không có SOW ban đầu thì ai chứng cho là đã brief hay chưa?
Tóm lại, SOW không phải văn bản hành chính buồn tẻ. Nó là cách Account bảo vệ mình, bảo vệ team, và giữ quan hệ với khách hàng. Có thể nôm na là SOW như hợp đồng thuê nhà: chỗ nào không hiểu, phải hỏi rõ trước khi ký. Bởi một chữ bỏ sót, đôi khi đổi bằng cả một đêm mất ngủ của cả team.
Mình sẽ cố định lên bài vào Thứ Ba hàng tuần để bạn có thể tiện theo dõi. Hoặc bạn có thể vào menu bar, xem mục “Career” để xem lại hết các loạt bài về kinh nghiệm, trải nghiệm mình đã đúc kết được sau ngần ấy năm lăn lộn trong Advertising Agency, từ global network tới local, từ traditional đến digital, từ outsider đến insider agency các loại.
myvanvo 