Một điều tôi quan sát thấy rất rõ ở các bạn Account trẻ ngày nay – đặc biệt trong thời đại AI, transcript tự động và meeting recording – là sự phụ thuộc lớn vào công nghệ hỗ trợ.
“Có record rồi, để lát em nghe lại cũng được.”
“Em bật Teams transcript, khỏi lo ghi chép chi tiết.”
Tôi nghe những câu này rất nhiều – và ở mức độ nào đó, tôi hiểu được vì sao:
Bây giờ có công cụ ghi lại hết từng lời, từng nhịp thở. Đa số tôi quan sát thấy không còn cảnh vừa chăm chú nghe, vừa cắm cúi take note tới tay run như thời tôi mới vào nghề.
Nhưng dù là các bạn trẻ bây giờ, hay tôi của 10 năm trước – đa phần chúng ta đều từng mắc chung một lỗi:
Ghi chép như… biên bản. Và recap luôn luôn sai, bị Feedback sửa đi sửa lại và bị la liên tục như 1 cơn ác mộng.
Phân biệt “Biên bản” và “Recap”
Biên bản là kiểu:
“Anh Kevin nói: nên push trên TikTok trước.
Chị Julie nói: đừng quên Gen Z không thích quảng cáo cứng.
Anh Hưng đề xuất: thử content dạng phỏng vấn.”
Vấn đề là… đọc xong chẳng biết:
- Mục tiêu của buổi họp là gì?
- Thống nhất ra sao?
- Ai làm gì tiếp theo?
Mỗi người một câu, nhưng không có ai kết nối các ý đó thành một hướng đi chung.
Và đó là lúc recap không còn là công cụ điều hướng cho dự án, mà chỉ còn là bản “ghi âm bằng chữ”.
Vậy Recap là gì? – Ghi nhớ 3 mục tiêu cốt lõi này
Khi bạn viết recap, mục tiêu không phải là “ghi lại đủ mọi thứ được nói”, mà là giúp người khác – cả nội bộ lẫn khách hàng – có thể nhìn nhanh là hiểu, đọc xong là biết làm gì tiếp.
Hãy hình dung recap như bản tóm lược chiến lược của một cuộc họp, trong đó bạn – với vai trò là Account – là người dẫn mạch:
1. Xác định được mục tiêu chung của buổi họp
Không phải ai cũng bước vào cuộc họp với cùng một tiêu điểm trong đầu.
Việc đầu tiên bạn cần làm trong recap là đặt lại “la bàn” cho cả team.
“Buổi họp này nhằm xác định định hướng nội dung social tháng 6 cho brand X, với mục tiêu chính là duy trì độ phủ trong nhóm Gen Z, đồng thời ưu tiên sản phẩm A do có chương trình khuyến mãi sắp tới.”
Một câu mở đầu ngắn gọn như vậy thôi, sẽ giúp mọi người đọc recap và định hình lại bức tranh lớn.
2. Kết nối & hệ thống lại các ý kiến rải rác thành luồng thảo luận chính
Trong cuộc họp, sẽ có người nói về insight, người bàn về format, người nhắc guideline cũ, người đề xuất timeline mới…
Việc của bạn không phải là ghi từng câu theo lời người này nói hay người kia nói – mà là gom thành cụm, sắp thành luồng, để người đọc thấy rõ các trục chính được thảo luận.
Ví dụ:
Các định hướng thảo luận:
– Insight: Gen Z có xu hướng tránh nội dung mang tính giáo điều, cần có content gần gũi, giải trí.
– Format đề xuất: Short video – IG reel – TikTok. Ưu tiên content gắn với real-life feeling.
– Guideline thương hiệu: Giữ tone màu tươi sáng, không dùng từ ngữ phản cảm
Cách viết như vậy giúp cả planner, creative, client bắt lại dòng tư duy chính và dễ đi tiếp.
3. Xác định rõ next step và phân công
Một recap không có phần “next steps” thì chỉ là bản lưu trữ thông tin.
Là Account, bạn cần đảm bảo team biết ai làm gì tiếp theo – khi nào – có cần chờ gì không.
Ví dụ:
Next steps:
– Planner: Viết đề xuất insight + Brandi rule trước ngày 09/6
– Creative: Dựng visual draft cho route 1 & 2, chuẩn bị cho họp nội bộ trước 11/6
– Account: Hỏi khách về budget & xác nhận guideline mới – hạn chót phản hồi: 07/6
Cần xác minh:
– Budget dự kiến cho content tháng 6 chưa được chốt.
– KH nói “đừng làm quá trendy” – cần làm rõ ví dụ cụ thể như thế nào là quá trendy. Kh có reference hay không?
🚫 Những tình huống dễ sai khi viết recap – và cách khắc phục
Khi mentor các bạn AE mới, tôi thường xuyên thấy lặp lại một số lỗi “nghe thì nhỏ” nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc của cả team. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất, cùng cách điều chỉnh:
❌ 1. Ghi recap theo trình tự ai nói gì – không gom theo nhóm nội dung
Biểu hiện:
– “Chị Như nói nên chạy TikTok.
– Anh Bình nói nên thử cả IG nữa.
– Planner nói Gen Z không thích nội dung dài.
– Sếp nói nên thêm phần KOL nhỏ.”
Người đọc sẽ phải tự tổng hợp lại trong đầu → rất mất thời gian, dễ hiểu nhầm.
Khắc phục: Gom lại thành các nhóm nội dung, ví dụ:
Về kênh triển khai: TikTok và Instagram là kênh ưu tiên.
Về định hướng nội dung: Gen Z không thích nội dung dài – cần format ngắn, dễ lan truyền.
Gợi ý từ sếp: Có thể thử KOL tier thấp để tăng reach tự nhiên.
❌ 2. Ghi lại tất cả – nhưng không lọc trọng tâm
Biểu hiện:
Recap dài 2–3 trang, liệt kê quá chi tiết, từ chuyện lớn cho đến từng ý phụ nhỏ – nhưng không thấy được mục tiêu chính hoặc kết luận nào.
Khắc phục: Trước khi gửi recap, tự hỏi: – Mục tiêu của buổi họp là gì?
– Những gì thực sự liên quan tới việc triển khai là gì?
– Thông tin này giúp team làm gì?
Tư duy recap là tư duy biên tập. Viết gọn – không phải là viết thiếu.
❌ 3. Thiếu phần “Next step” – Không ai biết việc của mình
Biểu hiện:
Recap chỉ ghi lại nội dung buổi họp, không có phân công ai làm gì tiếp theo → dẫn đến chuyện không ai làm gì cả, vì không thấy nói tới mình.
Khắc phục: Luôn có phần:
Next Steps:
– Account: hỏi lại khách hàng về ngân sách
– Planner: viết insight
– Creative: dựng moodboard
Ngay cả khi chưa có mốc cụ thể, vẫn cần viết: “Tạm dự kiến nội bộ hoàn tất trước ngày xx/xx”.
❌ 4. Không highlight điều chưa rõ – Team hiểu sai, phải làm lại
Biểu hiện:
Recap không ghi rõ những điểm chưa thống nhất → cả team tưởng đã chốt và triển khai → đến lúc gửi khách bị “quay xe”.
✅ Khắc phục: Thêm mục “Cần xác minh” rõ ràng:
Ví dụ: – Ngân sách chưa chốt: team tạm lên concept trong khoảng 100–150M.
– Brand tone “hiện đại nhưng truyền thống” chưa được định nghĩa cụ thể → cần xin ví dụ minh họa từ KH.
❌ 5. Gửi recap quá trễ – mất “nhiệt” sau buổi họp
Biểu hiện:
Gửi recap sau 12-24h, khi mọi người đã… quên nửa nội dung hoặc move on sang task khác.
Gây gián đoạn dòng công việc, mất thời gian quay lại.
✅ Khắc phục:
– Gửi recap trong vòng 12 giờ, hoặc tối đa là 24h sau buổi họp. Tuy nhiên, tốt nhất là nên trong khoảng 4-5h để mọi người có thể nhớ được mình vừa nói gì và sắp xếp đầu việc của mình trong ngày hôm sau.
– Nếu chưa rõ hết, vẫn có thể gửi recap bản draft + note đang chờ xác nhận từ ai.
📌 Tổng kết: Recap không chỉ là viết nhiều – mà là viết đúng người – đúng mục tiêu – đúng thời điểm
Bạn không cần viết recap thật “hoành tráng” để chứng tỏ mình giỏi.
Bạn chỉ cần nhớ rằng:
Tóm lại, recap không phải là “ai nói gì” – mà là “chúng ta đang làm gì, đi đâu, và ai đang chịu trách nhiệm cho phần nào”.
Mình sẽ cố định lên bài vào Thứ Ba hàng tuần để bạn có thể tiện theo dõi. Hoặc bạn có thể vào menu bar, xem mục “Career” để xem lại hết các loạt bài về kinh nghiệm, trải nghiệm mình đã đúc kết được sau ngần ấy năm lăn lộn trong Advertising Agency, từ global network tới local, từ traditional đến digital, từ outsider đến insider agency các loại.
myvanvo 